IT Beratung · Excel-Tipps für zeitsparende Workflows

Die Auftragsbearbeitung mit Microsoft Excel zeitsparend erledigen

4 Tipps zur zeitsparenden Auftragsbearbeitung mit Microsoft Excel

Die Aufgabenvielfalt in Excel ist immens und für vieles bietet Excel Hilfsmittel wie Funktionen, Assistenten und Vorlagen. Mit Ihnen werden Berechnungen durchgeführt und Ergebnisse grafisch aufbereitet. Um den Arbeitsaufwand möglichst gering zu halten, ist es notwendig, den Workflow von der Datenbereitstellung bis zur Visualisierung der Ergebnisse einfach und sicher zu gestalten.

Die Liste der möglichen Zeitfresser ist lang und nicht alle können einfach eliminiert werden.

Mit ein paar Maßnahmen ist es jedoch möglich, häufige Fehlerquellen zu reduzieren und Aufgaben zeitsparend und kostensenkend zu erledigen.

1. Datenpflege sicherer gestalten

Verwenden Sie die verschiedenen Möglichkeiten von Excel, um fehlerhafte Eingaben zu vermeiden und führen Sie Berechnungen automatisiert durch.

  • Prüfen Sie Eingabedaten oder verwenden Sie Auswahlfelder mit Vorgaben.
  • Verwenden Sie in Formeln und Funktionen geeignete Bezüge oder Namen und verzichten Sie möglichst auf den Einsatz von Konstanten.
  • Greifen Sie, wenn möglich, mit standardisiertem Ablauf auf Daten externer Quellen zu und verarbeiten Sie diese in einem standardisierten Verfahren.

2. Vorlagen und Formulare verwenden

Die Gestaltung des Layouts und die Formatierung der verschiedenen Objekte können sehr umfangreich und zeitaufwändig sein.

  • Standardisieren Sie das Layout, die Formatierungen, Eingabefelder und Berechnungen.
  • Vermeiden Sie Fehlbedienung, indem Sie den Zugriff auf Inhalte schützen. So wird eine klare Vorgehensweise definiert, Berechnungen und Ergebnisse werden einheitlich dargestellt.

3. Grafische Darstellung standardisieren

Die professionelle Darstellung von Informationen in statischen und dynamischen Berichten mit Tabellen und mit grafischen Objekten kann viel Zeit in Anspruch nehmen.

  • Vereinfachen und standardisieren Sie die Darstellung der Elemente mit den Excel Vorlagen und Assistenten.
  • Müssen Informationen in mehreren Schritten analysiert, berechnet und dargestellt werden, ist es möglich, die Bearbeitungszeit zu verkürzen, indem der Workflow standardisiert und automatisiert wird.

4. Automatisierung mit Makro und VBA Programmierung

Für Berechnungen, Auswertungen und die Visualisierung von Ergebnissen sind häufig viele Arbeitsschritte notwendig.

  • Müssen Aufgaben mehrfach erledigt werden, sollte der Workflow mit Makro- oder VBA Programmierung automatisiert werden. Das spart Zeit, und Fehler bei den Arbeitsschritten werden vermieden.

Zusammenfassung: Sie verringern den Zeitaufwand bei der Auftragsbearbeitung, indem Sie

  1. die Datenpflege sicherer gestalten
  2. Vorlagen und Formulare einsetzen
  3. die grafische Darstellung von Informationen in statischen und dynamischen Berichten standardisieren
  4. die Workflows mit Makros und VBA Programmierung vereinfachen und automatisieren

Nutzen Sie die vielfältigen Möglichkeiten von Microsoft Excel noch professioneller und setzen Sie Ihre Zeit und Energie für Ihre eigentliche Arbeit ein.

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