IT Beratung · Word-Tipps für Geschäftsbrieferstellung

Geschäftsbriefe für die Auftragsbearbeitung mit Word zeitsparend erstellen

4 Tipps zur zeitsparenden Erstellung von Geschäftsbriefen mit Microsoft Word

Die Aufgabenvielfalt in Word ist groß und für vieles kann in Word relativ einfach mit Assistenten, Funktionen und Vorlagen erledigt werden.

Mit den Word Hilfsmitteln werden die Informationen verarbeitet und in Geschäftsbriefen entsprechend dem Corporate Design dargestellt. Um den Arbeitsaufwand möglichst gering zu halten, ist es notwendig, den Workflow von der Datenbereitstellung bis zur Darstellung der Ergebnisse einfach und sicher zu gestalten.

Die Liste der möglichen Zeitfresser ist lang und nicht alle können einfach eliminiert werden.

Mit ein paar Maßnahmen ist es jedoch möglich, häufige Fehlerquellen zu reduzieren und Aufgaben zeitsparend und kostensenkend zu erledigen.

1. Datenpflege sicherer gestalten

Verwenden Sie die verschiedenen Möglichkeiten von Word, um fehlerhafte Eingaben zu vermeiden und führen Sie möglichst alles automatisiert durch.

  • Prüfen Sie Eingabedaten oder verwenden Sie Auswahlfelder mit Vorgaben.
  • Greifen Sie, wenn möglich, mit standardisiertem Ablauf auf externe Datenquellen zu und verarbeiten Sie diese in einem standardisierten Verfahren.
  • Verwenden Sie intelligente Funktionserweiterungen zur Weiterverarbeitung und Gestaltung der Informationen.

2. Vorlagen und Formulare verwenden

Die Gestaltung des Layouts und die Formatierung der verschiedenen Objekte in Geschäftsbriefen können sehr umfangreich und zeitaufwändig sein.

  • Definieren Sie Ihr Corporate Design für Ihre Unternehmenskommunikation.
  • Setzen Sie Ihr Corporate Design in Geschäftsbriefen für die interne und externe Kommunikation in Ihren Vorlagen und Formularen konsequent um.
  • Vermeiden Sie Fehlbedienung, indem Sie den Zugriff auf Inhalte schützen. So wird eine klare Vorgehensweise für die Datenpflege/Datenerfassung definiert.

3. Grafische Darstellung standardisieren

Die professionelle Darstellung von Informationen in Geschäftsbriefen mit grafischen Objekten kann viel Zeit in Anspruch nehmen.

  • Vereinfachen und standardisieren Sie die Darstellung der Elemente mit den Word Vorlagen und Assistenten.
  • Müssen Informationen in mehreren Schritten verarbeitet und dargestellt werden, ist es möglich, die Bearbeitungszeit zu verkürzen, indem der Arbeitsablauf standardisiert und automatisiert wird.

4. Automatisierung mit Feldfunktionen und bei Bedarf  mit Makro und VBA Programmierung

Für die Dateneingabe, Verarbeitung und Gestaltung von Informationen in Word Geschäftsbriefen sind häufig viele Arbeitsschritte notwendig.

  • Müssen Aufgaben mehrfach erledigt werden, sollte der Workflow mithilfe von Feldfunktionen und wenn sinnvoll mit der Makro- oder VBA Programmierung automatisiert werden. Dadurch werden Fehler bei den Arbeitsschritten vermieden und die Arbeit kann Zeit- und kostensparend erledigt werden.

Zusammenfassung: Sie verringern den Zeitaufwand bei der Auftragsbearbeitung in Word, indem Sie

  1. die Datenpflege sicherer gestalten
  2. Word Vorlagen und intelligente Formulare einsetzen
  3. die grafische Darstellung von Informationen in Geschäftsbriefen standardisieren
  4. die Workflows mit Feldfunktionen und bei Bedarf mit Makros und der VBA Programmierung vereinfachen und automatisieren

Nutzen Sie die vielfältigen Möglichkeiten von Microsoft Word noch professioneller und setzen Sie Ihre Energie für die eigentliche Arbeit ein.

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