IT Service · Microsoft Office Support für Word Geschäftsbriefe

Geschäftsbriefe Norm DIN 5008 mit Word-Vorlagen

Eine der ersten Aufgaben für Unternehmen ist es, das Corporate Design für die Kommunikation mit Hilfe der Medien wie z.B. Flyer, Vistitenkarte, Broschüre, Internetseite und Geschäftsbriefe zu definieren. Das Corporate Design gibt unter anderem vor, welche Elemente auf den Medien wie und wo positioniert werden sollen, um einen einheitlichen Auftritt nach außen und innen zu gewährleisten und so das Corporate Identity und Corporate Image zu unterstützen.

Die Gestaltung von Geschäftsbriefen kann generell individuell vorgenommen werden. Jedoch sollten Sie die Regeln der Norm DIN 5008 berücksichtigen, die im Briefverkehr gültig sind und sicherstellen, dass Geschäftsbriefe einheitlich und besser lesbar sind.

Um Vorlagen für Geschäftsbriefe (z.B. allgemeiner Brief, Rechnung, Angebot usw.) erstellen zu können, sind daher möglichst genaue Angaben über die Inhalte und deren Formatierungen, sowie die Positionierung der Inhalte auf der ersten und den Folgeseiten notwendig. Einen Teil dieser Informationen stellt die Norm DIN 5008 zur Verfügung. Alle anderen Informationen, wie z.B. die gewünschten Inhalte im Infoblock, die Inhalte der Fußzeile oder die Position des Logos sollten aus der Definition des Corporate Design des Unternehmens entnommen werden können.

Funktionalitäten zur Arbeitsvereinfachung und Vermeidung von Fehlern

Wordvorlagen können mit verschiedenen Funktionalitäten ausgestattet werden, die Anwendern die Arbeit abnehmen und fehlerhafte Eingaben / Bearbeitung vermeiden. Hierfür kann es sinnvoll sein, bestimmte Informationen nicht sofort zugänglich zu machen oder verschiedene Inhalte automatisiert zu pflegen.

  • Ist der Anwender bzw. die Anwenderin beispielsweise in einer Active Directory angemeldet, können Inhalte des Infoblocks wie Ansprechpartner, Telefonnummer usw. problemlos automatisiert aus der Active Directory eingetragen werden.
  • Werden Informationen bei Bedarf z.B. aus anderen Quellen per Copy & Paste eingebunden, kann dies zu Mehraufwand und Fehlern führen. Um dies zu vermeiden, können Wordvorlagen mit erweiterten Funktionalitäten ausgestattet werden, die den Ablauf standardisieren und die Aufgabe automatisiert erledigen.

Kostenpflichtige Schriften

Viele Unternehmen verwenden in ihren Geschäftsbriefen hauseigene oder nicht frei zugängliche Schriften, die auch nur im Unternehmen verfügbar sind. Sollen diese Schriften in Wordvorlagen verwendet werden, müssen diese zur Verfügung gestellt oder beschaft werden. Ist dies nicht möglich oder gewünscht, kann für die Entwicklung der Wordvorlage eine Standardschrift verwendet werden. In der Unternehmensumgebung müsste dann die zu verwendende Schrift aktiviert werden.

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