IT Service für Microsoft Office Vorlagen und Office Formulare

Workflows / Arbeitsabläufe mit Office vereinfachen und standardisieren

Für viele Workflows / Arbeitsabläufe verwenden Unternehmen in den Abteilungen Microsoft Office Vorlagen, Office Formulare und Checklisten. Mit ihnen werden Arbeitsprozesse standardisiert, die Auftragsbearbeitung vereinfacht und die Personalkosten reduziert.

Die Entwicklung, Erstellung und Pflege der Microsoft Office Vorlagen und Office Formulare sollte gut durchdacht sein. So wird die Fehleranfälligkeit gering gehalten und alle Beteiligten im Unternehmen profitieren von der optimalen Vorbereitung.

Beispiele:

  1. Verwenden Sie in den Abteilungen für gleiche Workflows unterschiedliche Vorlagen & Formulare oder ältere Dokumente als Vorlage, führt dies oft zu fehlerhafter Vorgangsbearbeitung und erhöhtem Arbeitsaufwand.
  2. Müssen Sie Informationen wie z. B. Namen oder die Anredeform in Verträgen, Checklisten oder anderen Dokumenten mehrfach eingeben, erhöht dies den Arbeitsaufwand und stellt gleichzeitig eine Fehlerquelle dar.
  3. Oft kommt es vor, dass zusammenhängende oder voneinander abhängige Informationen in verschiedenen Tabellenblättern erfasst werden müssen. Für darauf aufbauende Auswertungen und Analysen ist hier die korrekte Datenerfassung/Datenpflege erforderlich. Um sicher zu sein, dass die Ergebnisse richtig sind, werden die Informationen ggf. mehrfach abgeglichen.

Mit Microsoft Office Vorlagen und Office Formularen werden bedarfsgerechte Funktionalitäten zur Verfügung gestellt, die Fehlerquellen eliminieren, den Arbeitsaufwand reduzieren, die Bearbeitungskosten und Personalkosten dauerhaft senken.

Nachteile bei der Auftragsbearbeitung ohne Office Standards

  • keine einheitliche Auftragsbearbeitung / Vorgangsbearbeitung möglich
  • Mehraufwand durch dezentrale Pflege der Vorlagen und Formulare
  • Stammdaten müssen in allen Dateien immer wieder angepasst werden
  • Briefe werden mit falschen Unternehmensinformationen (z.B. gesetzl. Angaben) an Kunden geschickt
  • das Corporate Design wird nicht eingehalten
  • aufwändige und kostenintensive Sachbearbeitung und Datenpflege
  • Workflows / Arbeitsabläufe werden verzögert
  • wichtige Dokumente werden versehentlich überschrieben

Vorteile bei der Auftragsbearbeitung mit Office Standards

  • einmalige Entwicklung der Microsoft Office Vorlagen und Office Formulare
  • zentrale Pflege Ihrer Microsoft Office Vorlagen und Office Formulare
  • geringere Kosten durch verbesserte und dokumentierte Workflows / Arbeitsprozesse
  • einheitliches Auftreten nach innen und außen mit Ihrem definierten Corporate Design
  • erhöhter Wiedererkennungswert Ihres Unternehmens für Ihr Corporate Identity und Corporate Image
  • Zeitersparnis und geringere Kosten bei der Pflege der Office Vorlagen, den Office Formularen und Checklisten
  • einfachere und kostensenkende Auftragsbearbeitung
  • verringerte Fehleranfälligkeit bei der Datenerfassung, Datenpflege und Weiterverarbeitung
  • Sicherstellung der definierten Qualitätsstandards
  • Zeit- und Kostenersparnis durch Automatisierung umfangreicher und wiederkehrender Aufgaben

Verwenden Sie für Ihre Workflows praxisgerechte Microsoft Office Vorlagen, Office Formulare und Checklisten. Microsoft Outlook, Microsoft Excel, Microsoft Word und Microsoft PowerPoint ermöglichen praktische Lösungen für nahezu jedes Aufgabengebiet.

Beispiele für standardisierte Microsoft Office Vorlagen und Office Formulare

  • Geschäftsbriefe DIN 5008
    • Angebote, Bestellungen und Rechnungen mit einheitlichem Corporate Design und gesetzlich vorgeschriebenen Angaben
    • Abschlussdokumente, Urkunden und Zertifikate mit einheitlichem Corporate Design
    • Geschäftsbriefe mit personalisierten Angaben im Informationsblock
    • Geschäftsbriefe mit zentral gepflegten Textbausteinen
    • Geschäftsbriefe mit aktuellen Inhalten aus externen Datenquellen (z.B. Datenbanken, Textdateien, CSV Dateien, XML Dateien, Active Directory)
  • Office Formulare und Office Vorlagen für das Personalwesen und Qualitätsmanagement
    • Qualifikationsmatrix, Zuständigkeitsmatrix, Aufgabenmatrix, Kompetenzmatrix, Bewerbermatrix, Reisekosten, Arbeitsverträge, Mitarbeitergespräche, Reporting – für vereinfachte Datenpflege und einen besseren Überblick
  • E-Mail
    • E-Mails mit Standardtexten
    • Antwortmails mit standardisiertem Layout
    • E-Mails mit standardisierten Signaturen
    • E-Mails mit standardisierten Visitenkarten

Sie wollen Ihre Workflows / Arbeitsabläufe mit Microsoft Office Vorlagen und Office Formularen in Ihrem Unternehmen standardisieren und optimieren?

Reduzieren Sie Ihre Personalkosten, indem Sie verlässlichen und kundenfreundlichen IT Service mit Beratung und Support nutzen.

Rufen Sie mich einfach an. Der IT Service wird sich für Ihr Unternehmen lohnen!