IT-Services – Tipps zur effektiven E-Mail Eingangsbearbeitung

7 Tipps zur zeitsparenden E-Mail Eingangsbearbeitung mit Outlook 2010/2013/2016

Die E-Mail Bearbeitung nimmt zu viel Ihrer Zeit in Anspruch und Sie wollen daran etwas ändern?

Mit ein paar leicht umzusetzenden Regeln beschleunigen Sie die Bearbeitung Ihrer E-Mails und haben wieder mehr Zeit für Ihre eigentlichen Aufgaben und Ihre Freizeit. Reduzieren Sie mit wenig Aufwand die E-Mailbearbeitung in Microsoft Outlook 2010 unter Berücksichtigung verschiedener Aspekte des Zeitmanagements.

7 Tipps für zeitsparende E-Mail Eingangsbearbeitung

1. Besiegen Sie als erstes die Neugierde.

  • Schalten Sie die Benachrichtigungen bei Empfang einer neuen E-Mail aus!
    Diese Benachrichtigungen lenken Sie von Ihrer eigentlichen Arbeit ab
  • Planen Sie möglichst bestimmte Zeiträume am Tag für die Bearbeitung Ihrer E-Mails.

2. Sorgen Sie dafür, dass E-Mails nach dem Lesen möglichst sofort bearbeitet werden.

  • Für die Bearbeitung einer E-Mail sollte eine Zeitspanne von ca. 3-5 Minuten nicht überschritten werden.
  • E-Mails mit mehr Zeitaufwand können Sie Kennzeichnen und z. B. in Ihrer Ordnerstruktur ablegen. Für die Kennzeichnung ist ggf. eine Erinnerung sinnvoll, weil Outlook Sie dann zu einem bestimmten Zeitpunkt mit einem Pop-Up-Fenster an diese E-Mail erinnert. So kann sie nicht verloren gehen oder in Vergessenheit geraten.

3. Bearbeitete E-Mails sollten Sie aus dem Posteingang entfernen.

  • Bleiben E-Mails dort liegen, werden Sie jede dieser E-Mails ständig im Blick haben und dadurch ggf. abgelenkt.

4. Trennen Sie wichtige E-Mails von dem Müll

  • Als erstes gilt es, die Spam-Mails beim Empfang herauszufinden und zu löschen.
    Der Junk E-Mail Filter erkennt zwar einen guten Anteil der Spam-Mails, aber leider nicht alle.
    Sie können natürlich die von Ihnen erkannten E-Mails als Spam-Mail kennzeichnen, allerdings werden diese dann standardmäßig in den Ordner Junk E-Mail verschoben und müssten dort gelöscht werden. Es sei denn, Sie haben die Einstellungen für die Handhabung von Junk E-Mails entsprechend verändert.

    • Ein Lösungsansatz:
      Lassen Sie Outlook den E-Mail-Müll beim Empfang mit Hilfe einer Regel löschen.
      Beispiel:
      Sie wissen, dass alle E-Mails mit der Adresse „@domäne.xyz“ für Sie generell uninteressant sind und somit gelöscht werden können. Haben Sie die Regel einmal erstellt, können Sie diese einfach um weitere Adressen erweitern.
      Ein kleiner Nachteil ist hier jedoch, dass Sie die E-Mail Adresse einmalig in die Regel einpflegen müssen.

5. Entscheiden Sie welche E-Mails wichtig oder weniger wichtig sind

  • Versuchen Sie wichtige E-Mails beim Empfang mit Hilfe verschiedener Merkmale zu erkennen.
    • Ein Lösungsansatz:
      Kennzeichnen Sie als wichtig erkannte E-Mails zur Nachverfolgung, mit einer Kategorie oder heben Sie den Betreff mit anderen Formatierungen hervor.
    • Beispiele:
      Sie haben sich für wichtige E-Mails auf einen bestimmten Begriff im Betreff oder im Inhalt geeinigt.
      Mit Hilfe einer Regel können Sie diesen erkennen und als Folge dann auch automatisch bearbeiten.
    • E-Mails von bestimmten Kunden sollen einer bestimmten Kategorie zugeordnet und der Betreff soll mit Formatierungen hervorgehoben werden.
    • Interessante Newsletter können in einen dafür vorgesehenen Ordner verschoben werden.
    • Bestimmte E-Mails sollen farblich hervorgehoben werden.

6. Lassen Sie sich bei wiederkehrender Bearbeitung von Outlook 2010 helfen

  • Ein Beispiel:
    Sie müssen bestimmte E-Mails immer an eine Person/Personengruppe schicken, diese zur Nachverfolgung kennzeichnen und wollen sie dann in einen bestimmten Ordner verschieben, damit sie aus dem Posteingang raus ist. Diese Arbeitsschritte können Sie einmalig definieren und dann für weitere E-Mails immer wieder verwenden.

7. Wenn möglich, delegieren Sie E-Mails

  • Wenn Sie E-Mails erhalten, die Sie nicht selbst bearbeiten müssen, sollten Sie diese an die richtige Person delegieren.
    Definieren Sie diesen Ablauf einmalig und überlassen Sie Outlook 2010 die weitere Bearbeitung.

Zusammenfassung: Sie verringern die E-Mail Eingangsbearbeitung mit wenig Aufwand, indem Sie

  1. Ihre Neugierde besiegen
  2. Den Posteingang aufräumen
  3. E-Mails automatisch filtern
  4. E-Mails mit Nachverfolgung, Kategorien und Formatierungen kennzeichnen
  5. E-Mails mit gleichen Arbeitsschritten von Outlook 2010 erledigen lassen.

Nutzen Sie die vielfältigen Möglichkeiten von MS Outlook 2010 noch professioneller und setzen Sie Ihre Energie für die eigentliche Arbeit ein.

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