Microsoft Outlook 2010 / 2013 / 2016 Tipps

Vereinfachen Sie die E-Mailbearbeitung mit Microsoft Outlook 2010 / 2013 / 2016

4 Tipps zur Ausgangsbearbeitung von E-Mails

1. Unfertige Mails

E-Mails, die nicht abschließend bearbeitet werden können, sollten Sie aus dem Posteingang entfernen. Um sie später finden zu können, stellt Microsoft Outlook verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung.

  • Verschieben Sie die E-Mails in einen Unterordner
  • Weisen Sie ihnen Kategorien zu
  • Kennzeichnen Sie die E-Mails zur Nachverfolgung

2. Textbausteine einsetzen

Ob Sie E-Mails intern oder extern versenden: Sie haben sehr oft Standardtexte und sollten das Corporate Design des Unternehmens unterstützen.

  • Vereinfachen Sie die Texteingabe und vereinheitlichen Sie die Gestaltung Ihrer E-Mails mit Hilfe von Textbausteinen und E-Mail Vorlagen.

3. Mails weiterleiten und weiter beobachten

Möglicherweise erhalten Sie E-Mails, die Sie zur Bearbeitung weiterleiten und weiterhin überwachen müssen.

  • Erstellen Sie aus der E-Mail eine Aufgabe und nutzen Sie die Reportinformationen des Moduls.

4. Mails ordnen und sortieren

Sie legen E-Mails in Ihrer Ordnerstruktur ab und finden sie nicht oder nur mit großem Aufwand wieder.

  • Halten Sie die Ebenen in Ihrer Ordnerstruktur gering. Bei mehr als 3 Ebenen verlieren Sie schnell die Übersicht
  • Kennzeichnen Sie E-Mails
    – mit Kategorien
    – zur Nachverfolgung oder
    – verwenden Sie bestimmte Suchbegriffe im Betreff und Inhalt
  • Finden Sie E-Mails der erweiterten Suchfunktion und mit Suchordnern

Dies ist nur eine kleine Auswahl der Möglichkeiten, E-Mails effektiv zu bearbeiten.

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