IT Service und Beratung · Tipps für Microsoft Outlook

Vereinfachen Sie die E-Mailbearbeitung mit Microsoft Outlook 2010 / 2013 / 2016

4 Tipps zur Ausgangsbearbeitung von E-Mails

1. Unfertige Mails

E-Mails, die nicht abschließend bearbeitet werden können, sollten Sie aus dem Posteingang entfernen. Um sie später finden zu können, stellt Microsoft Outlook verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung.

• Verschieben Sie die E-Mails in einen Unterordner
• Weisen Sie ihnen Kategorien zu
• Kennzeichnen Sie die E-Mails zur Nachverfolgung

2. Textbausteine einsetzen

Ob Sie E-Mails intern oder extern versenden: Sie haben sehr oft Standardtexte und sollten das Corporate Design des Unternehmens unterstützen.

• Vereinfachen Sie die Texteingabe und vereinheitlichen Sie die Gestaltung Ihrer E-Mails mit Hilfe von Textbausteinen und E-Mail Vorlagen.

3. Mails weiterleiten und weiter beobachten

Möglicherweise erhalten Sie E-Mails, die Sie zur Bearbeitung weiterleiten und weiterhin überwachen müssen.

• Erstellen Sie aus der E-Mail eine Aufgabe und nutzen Sie die Reportinformationen des Moduls.

4. Mails ordnen und sortieren

Sie legen E-Mails in Ihrer Ordnerstruktur ab und finden sie nicht oder nur mit großem Aufwand wieder.

• Halten Sie die Ebenen in Ihrer Ordnerstruktur gering. Bei mehr als 3 Ebenen verlieren Sie schnell die Übersicht
• Kennzeichnen Sie E-Mails
  – mit Kategorien
  – zur Nachverfolgung oder
  – verwenden Sie bestimmte Suchbegriffe im Betreff und Inhalt
• Finden Sie E-Mails der erweiterten Suchfunktion und mit Suchordnern

Dies ist nur eine kleine Auswahl der Möglichkeiten, E-Mails effektiv zu bearbeiten.

Sie wollen sich mit Microsoft Outlook besser organisieren und Ihre Arbeit zeitsparender erledigen?

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