Microsoft Outlook 2010 / 2013 / 2016 Tipps
Vereinfachen Sie die E-Mailbearbeitung mit Microsoft Outlook 2010 / 2013 / 2016
4 Tipps zur Ausgangsbearbeitung von E-Mails
1. Unfertige Mails
E-Mails, die nicht abschließend bearbeitet werden können, sollten Sie aus dem Posteingang entfernen. Um sie später finden zu können, stellt Microsoft Outlook verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung.
- Verschieben Sie die E-Mails in einen Unterordner
- Weisen Sie ihnen Kategorien zu
- Kennzeichnen Sie die E-Mails zur Nachverfolgung
2. Textbausteine einsetzen
Ob Sie E-Mails intern oder extern versenden: Sie haben sehr oft Standardtexte und sollten das Corporate Design des Unternehmens unterstützen.
- Vereinfachen Sie die Texteingabe und vereinheitlichen Sie die Gestaltung Ihrer E-Mails mit Hilfe von Textbausteinen und E-Mail Vorlagen.
3. Mails weiterleiten und weiter beobachten
Möglicherweise erhalten Sie E-Mails, die Sie zur Bearbeitung weiterleiten und weiterhin überwachen müssen.
- Erstellen Sie aus der E-Mail eine Aufgabe und nutzen Sie die Reportinformationen des Moduls.
4. Mails ordnen und sortieren
Sie legen E-Mails in Ihrer Ordnerstruktur ab und finden sie nicht oder nur mit großem Aufwand wieder.
- Halten Sie die Ebenen in Ihrer Ordnerstruktur gering. Bei mehr als 3 Ebenen verlieren Sie schnell die Übersicht
- Kennzeichnen Sie E-Mails
– mit Kategorien
– zur Nachverfolgung oder
– verwenden Sie bestimmte Suchbegriffe im Betreff und Inhalt - Finden Sie E-Mails der erweiterten Suchfunktion und mit Suchordnern
Dies ist nur eine kleine Auswahl der Möglichkeiten, E-Mails effektiv zu bearbeiten.
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